Management Control System: Pengendalian Dalam Era Komputerisasi

Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat dan tidak bisa kita hindari lagi. Banyak perusahaan yang tidak lagi menggunakan sistem akuntansi yang bersifat konvensional atau manual dalam aktivitasnya, namun mereka telah menggunakan sistem akuntansi yang telah terkomputerisasi. Sistem akuntansi berbasis komputer sejatinya diciptakan untuk mengatasi berbagai kekurangan yang dihadapi oleh sistem akuntansi yang konvensional. Namun, sistem komputerisasi tetap saja menimbulkan ancaman bagi perusahaan.

Masalah – Masalah yang Dapat Terjadi Dalam Sistem Komputerisasi

Dengan berbagai kemudahan yang diberikan oleh sistem yang terkomputerisasi, tidak serta merta sistem tersebut aman dari segala kelemahan. Dengan sistem yang baru, maka dapat memunculkan masalah – masalah yang baru pula. Menurut Roehl Anderson dan Bragg (1996) ada beberapa ancaman yang dapat ditimbulkan bersamaan dengan penerapan sistem komputerisasi ini, antara lain:

1.International mischieft, diakibatkan oleh pencurian, perusakan data, dan hacker

2.Lack of an effective IS security policy, diakibatkan oleh gagalnya sistem back-up dan adanya sistem password sharing

3.Human accidents and errors, diakibatkan oleh kesalahan manusia secara tidak sengaja, misalnya menumpahkan kopi di atas komputer

4.Power supply threats, diakibatkan oleh gangguan listrik

5.Natural disaster

6.Network access, diakibatkan oleh unauthorized access.

7.Viruses

8.Data diddling, diakibatkan oleh input atau perubahan data yang bersifat illegal.

Dari berbagai kemungkinan di atas, permasalahan yang diakibatkan oleh sistem komputerisasi dapat digolongkan menjadi dua, yaitu masalah yang terjadi akibat kesalahan manusia sendiri dan kesalahan/kerusakan komputer. Dalam pembahasan ini, akan lebih ditekankan pada pengendalian terhadap masalah–masalah yang difokuskan pasa masalah–masalah yang diakibatkan oleh kesalahan manusia atau dengan kata lain lebih menekankan pada pengendalian manusia. Konsep ini dikenal dengan Management Control System.

Management Control System dan Pengendaliannya dalam Sistem Komputerisasi

MenurutEfferin dan Soeherman (2010), Management Control System adalah sekumpulan alat yang digunakan dalam organisasi dan diimplementasikan secara terkoordinasi. Untuk memastikan agar tercipta keselarasan antara sikap dan perilaku setiap anggota organisasi dengan tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan organisasi tercapai dengan efektif.

Menurut Cushing (1990), pengendalian yang baik adalah pengendalian yang dapat menghindari terjadinya kerugian kerugian yang ditimbulkan oleh kemungkinan–kemungkinan sebagai berikut:

1.Penggunaan sumber daya yang berlebihan dan tidak efisien

2.Pengambilan keputusan manajemen yang kurang baik

3.Kesalahan pencatatan atau pemrosesan data dengan tidak sengaja

4.Terjadi kehilangan atau kerusakan sebuah pencatatan

5.Hilangnya aset perusahaan karena kecerobohan karyawan

6.Kurangnya ketaatan karyawan atas kebijakan-kebijakan manajemen dan peraturan pemerintah

7.Terjadinya penipuan atau penggelapan aset oleh karyawan

8.Tindakan-tindakan yang tidak berkenan lainnya, seperti menerima uang suap oleh karyawan.

Kemungkinan–kemungkinan diatas, disebut sebagai threats atau ancaman. AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) mendifinisikan pengendalian internal sebagai “Internal control comprises the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business to safeguard its assets, check the accuracy and reliability of its accounting data, promote operational efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial policies”.

Institusi ini juga membagi prinsip tersebut menjadi 2 bagian:

1.Administrative Control, terdiri dari perencanaan perusahaan dan prosedur beserta pencatatan berkaitan dengan proses pengambilan keputusan dalam hal otorisasi atas sebuah transaksi.

2.Accounting Control, terdiri dari perencanaan perusahaan dan prosedur beserta pencatatan berkaitan dengan pengamatan aset dan catatan keuangan yang dapat dipercaya.

Prinsip Management Control System akan tetap menjadi faktor yang sangat penting dalam keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Mengapa? Karena selama perusahaan menggunakan dan mempekerjakan sumber daya manusia, perusahaan tersebut akan tetap membutuhkan pengendalian terhadap seluruh manusia yang ada di dalamnya. Dalam perusahaan yang sudah menggunakan sistem komputerisasi sekalipun, pengendalian terhadap para personal tetap sangat diperlukan.

Menurut Merchant, Management Control System dibagi menjadi 3, yaitu:

1.Action Control

Merupakan suatu pengendalian yang berorientasi pada tindakan yang dilakukan oleh seseorang. Pengendalian tersebut ditujukan untuk memastikan bahwa anggota organisasi telah melakukan tindakan (atau tidak melakukan tindakan) yang memberikan keuntungan (atau merugikan) bagi organisasi. Pengendalian ini bersifat direct, dimana terbagi atas 4 bentuk:

a.Behavioral Constraints, pengendalian ini membatasi tindakan seseorang, dengan dua cara:

-Physical Constraints

Berarti membatasi akses secara fisik

-Administrative Constraints

Berarti memberikan batasan secara fungsi administratifnya

b.Preaction reviews, pengendalian yang dilakukan dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap rencana kegiatan

c.Action accountability, pengendalian yang dilakukan untuk memastikan agar tiap individu bertanggung jawab atas tindakannya, dengan cara menentukan tindakan–tindakan yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan.

d.Redundancy, dilakukan dengan menempatkan karyawan ataupun mesin-mesin dengan jumlah lebih besar dari kondisi ideal sebagai sistem back-up.

2.Result Control

Merupakan suatu pengendalian yang berorientasi pada hasil akhir yang ingin dicapai. Perilaku karyawan dikontrol dengan cara memberikan reward bagi karyawan yang melakukan tugas dengan baik dan punishment bagi yang tidak dapat mencapai hasil yang diharapkan. Result Control dapat ditempuh melalui 4 tahap:

a.Mendefinisikan hal yang ingin dicapai

b.Menentukan cara pengukuran terhadap hasil yang telah dicapai

c.Menentukan target yang ingin dicapai

d.Memberikan reward atau punishment.

3.Personnel and Cultural Control

Merupakan pengendalian yang dilakukan untuk mengatasi kekurangan pada 2 tipe kontrol sebelumnya. Personnel control digunakan untuk membangun kesadaran bagi tiap individu untuk berusaha mengendalikan diri sendiri. Personnel control dapat dilaksanakan melalui 5 langkah:

a.Selecting and placement

b.Training

c.Job design and provision of necessary resources.

Sedangkan cultural control didesain untuk mendorong terciptanya mutual-monitoring, yaitu sebuah tekanan bagi individu untuk mematuhi norma–norma dan nilai yang ada di dalam sebuah kelompok di mana ia berada. Menurut Merchant, ada 5 cara untuk membentuk suatu culture atau kebudayaan:

a.Codes of conduct, dapat berupa peraturan formal yang tertulis, yang dapat berisi nilai–nilai perusahaan, komitmen, dan sebagainya.

b.Group-based reward, dapat berupa pemberian reward kepada sebuah departemen atas pencapaian bersama dari seluruh anggota departemen tersebut.

c.Intraorganizational transfer, berupa saling bertukar pengalaman antar depatemen sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan kemampuan bersosialisasi antarindividu.

d.Physical and social arrangement, dapat berupa penataan ruang atau desain gedung yang disesuaikan dengan kebudayaan tertentu, tata cara berpakaian saat bekerja, serta tata cara percakapan.

e.Tone at the top, bawahan akan melihat dan meniru apa yang dilakukan oleh atasannya. Sehingga apabila atasan menginginkan bawahannya melakukan hal yang baik, ia pun harus melakukan dan memberikan contoh yang baik.

Ketiga bentuk pengendalian diatas akan selalu berjalan beriringan dan saling melengkapi (lihat gambar 1). Tetapi tetap perlu diperhatikan bahwa dalam pengendalian manajemen, akan selalu berlaku teori contingency (Harahap, 2001), yaitu tidak ada satu desain sistem pengendalian yang efektif berlaku oleh semua perusahaan. Hal ini sangat dipengaruhi oleh banyak faktor, seperti ekonomi, sosial, politik hingga budaya.