HOW TO COMMUNICATE EFFECTIVELY WITH YOUR CUSTOMERS

Komunikasi adalah hal yang paling mendasar dalam suatu hubungan bisnis. Sebuah bisnis atau kerjasama terjalin karena adanya komunikasi terlebih dahulu antara kedua belah pihak, baik yang menyediakan jasa maupun pengguna jasa. Jika perusahaan mampu berkomunikasi secara baik dan efektif kepada pelanggannya, maka secara otomatis penjualan akan meningkat, dikarenakan kepuasan pelanggan dapat menimbulkan dampak seperti kontinuitas atas penggunaan jasa dari pelanggan, bahkan pelanggan mereferensikan perusahaan kita kepada pihak lain, dan tentunya hal ini sangat menguntungkan bagi bisnis kita.. Namun sebaliknya, jika kita tidak dapat berkomunikasi dengan baik, tidak tanggap terhadap keluhan pelanggan, maka bisnis kita akan menurun karena dikarenakan pelanggan tidak mau menggunakan jasa kita lagi, akan lebih celaka berkomentar negatif kepada perusahaan kita dan tersebar melalui kerabat maupun sosial medianya.

Berkomunikasi dengan pelanggan tidak perlu lewat pembicaraan secara langsung, kita dapat berkomunikasi dengan pelanggan melalui telepon, media sosial, media cetak, maupun email. Mengingat komunikasi berperan penting terhadap setiap bisnis, kita harus meningkatkan cara berkomunikasi yang baik dan efektif dengan pelanggan, agar pelanggan mendapatkan pengalaman baru dan merasa lebih diperhatikan atas kebutuhan mereka. Nah bagaimana berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan Anda? Ada beberapa tips yang dapat dilakukan seperti:

1.Patience is a Must

Pelanggan menghubungi perusahaan karena ada pertanyaan, maupun keluhan terhadap barang atau jasa perusahaan kita. Pelanggan tidak selalu bernada manis, terkadang menghubungi dengan nada marah, bingung, sehingga kita sebagai penyedia jasa harus sabar dalam menghadapi setiap pelanggan yang menghubungi kita. Dengan nada yang lembut, sabar dan informatif, niscaya pelanggan juga akan sedikit melunak yang awalnya bernada tinggi. Jelaskan perlahan-lahan hingga pelanggan paham dengan maksud Anda, maka pelanggan akan puas dengan pelayanan kita. Jangan lupa mengucapkan terima kasih secara tulus karena telah menghubungi Anda.

2.Proactive approach always delights customers

Bila pelanggan menghubungi kita dengan permasalahan, kita harus bisa menjelaskan dan mencari penyelesaian atas keluhan mereka, hingga mereka jelas dengan penjelasan kita. Di akhir pembicaraan, tanya kembali kepada mereka apakah sudah jelas atas penjelasan Anda dan sudah merasa terselesaikan masalah yang mereka hadapi. Jika belum coba ulangi sekali lagi hingga pelanggan merasa puas dengan penjelasan kita. Sebelum mengakhiri pembicaraan tanyakan kepada pelanggan apakah ada pertanyaan atau keluhan lain yang ingin disampaikan, jika tidak Anda dapat mengakhiri pembicaraan.

3.Avoid interrupting

Jangan menyela pembicaraan dari pelanggan, biarkan mereka menyampaikan semua pertanyaan dan keluhan mereka. Setelah selesai, baru kita memberikan feedback atas pertanyaan dan keluhan mereka.

4.Know your product/service offered inside out

Ketahuilah semua produk atau jasa yang Anda jual. Sehingga, jika ada pelanggan yang bertanya lebih lanjut atas suatu produk, Anda dapat menjelaskan secara baik, sehingga menimbulkan ketertarikan pelanggan atas barang atau jasa tersebut. Apabila kita tidak dapat menjelaskan dengan baik, maka pelangganpun akan ragu terhadap barang tersebut.

Perusahaan harus memfokuskan karyawan khususnya customer service perusahaan untuk dapat berkomunikasi secara baik dengan para pelanggan. Jika pelanggan puas maka akan menambah value added perusahaan. Semoga bermanfaat!