MENINGKATKAN PERFORMA PERUSAHAAN MELALUI BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

Perkembangan Organisasi Bisnis Global saat ini menunjukkan banyaknya perusahaan yang menganalisis masa lalu, melihat kondisi tren saat ini, dan menciptakan tren di masa yang akan datang. Perusahaan mulai menyadari pentingnya tahapan perbaikan dan evolusi bagi perusahaan mereka. Keberlangsungan hidup organisasi sangat berkaitan dengan cara yang digunakan organisasi dalam proses bisnisnya.

Salah satu metode dalam menjalankan continuous improvement (konsep perbaikan terus-menerus) -> suatu sistem yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa stakeholder organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya.

Perubahan Manajemen nan Organisasi

Organisasi perlu untuk berhenti sejenak untuk memikirkan apa faktor utama yang akan membuat organisasi begitu sukses dalam jangka waktu lama.

Dalam tahun-tahun mendatang, tidak akan ada tempat bagi organisasi yang terus ada berdasarkan pada filosofi organisasi dan sistem lama. Baik itu multinasional atau industri skala kecil, manajemen perlu untuk berorientasi pada proses bisnis secara keseluruhan yang mencakup semua fungsi, departemen dan sumber daya. Penting untuk mengenali bahwa perubahan adalah sesuatu yang orang alami dan kebutuhan akan perubahan merupakan suatu hal yang tidak dapat dipungkiri.

Langkah-langkah memulai suatu perubahan:

ØMenerima kenyataan bahwa organisasi membutuhkan perubahaan.

ØPenentuan visi dan misi dilakukannya perubahan.

Visi ditentukan oleh pimpinan/manajemen dan dikomunikasikan kepada individu masing-masing dan setiap dalam organisasi. Hal ini penting untuk memastikan bahwa setiap individu berkontribusi terhadap organisasi menjadi bagian dari proses manajemen perubahan, gagal mana seluruh proyek perubahan tidak akan berhasil.

ØMenilai situasi saat ini dan lingkungan untuk mengidentifikasi hambatan yang mungkin terjadi, risiko dan hambatan terhadap proses perubahan.

ØMenyusun rencana tindakan untuk mengurangi risiko, untuk menghapus hambatan.

Perubahaan dalam organisasi tidak mudah -> terkadang organisasi membutuhkan keterlibatan profesional yang dapat membantu organisasi menyusun visi, menetapkan tujuan, merencanakan proses, mengelola transisi, menyediakan pelatihan dan pelatihan ulang dan membantu transisi organisasi untuk bekerja sebagai entitas baru.

Proses Bisnis akan mengendalikan Organisasi

Perubahan proses manajemen tidak mudah dan telah mendapat didorong oleh manajemen puncak melalui program terencana dan berkelanjutan yang didasarkan pada pelatihan dan pelatihan ulang sumber daya sampai budaya baru dan proses dijalankan.

Organisasi dapat menggunakan jasa konsultan eksternal dalam membangun proses bisnis organisasi. Tetapi pihak eksternal juga membutuhkan kerja sama dari pihak internal untuk dapat memahami kebutuhan bisnis yang spesifik dan menyusun proses rinci yang sesuai.

Perubahan dalam proses bisnis -> berkaitan erat dengan memahami setiap detail yang ada dalam sebuah proses. Pemahaman juga akan berpengaruh dalam langkah mendefinisikan urutan proses, serta merinci siapa, apa, mengapa, bagaimana dan kapan transaksi atau proses yang akan dilakukan serta keterkaitan antar proses.

Penerapan BPI di Perusahaan

Setelah melaksanakan BPI, tentu ada hal-hal yang didapatkan oleh perusahaan:

§Peningkatan proses bisnis.

§Penghapusan proses berlebihan dan birokrasi dalam pengambilan keputusan.

§Penghapusan kertas kerja yang tidak diperlukan -> dokumentasi serta struktur hirarkis yang lebih baik membantu meningkatkan produktivitas.

§Efisiensi proses bisnis serta hasil keuntungan yang lebih baik.

§Investasi untuk kelangsungan hidup organisasi.

§Mengurangi kesalahan yang dapat terjadi.

Dengan proses yang efisien dan visibilitas kinerja, karyawan akan termotivasi untuk tampil lebih baik. Proses bisnis yang dirancang dan dilaksanakan dengan baik sangat efektif, akan terlihat dalam cara pengendalian dan cara pengelolaan bisnis organisasi. Tanggung jawab dan wewenang yang lebih terdefinisikan membuat organisasi lebih demokratis dan dinamis.

Dalam jangka panjang, proses ini akan sangat membantu organisasi memperluas operasi dan bisnis di beberapa lokasi, geografi, dan pasar. Selama perluasan ini, organisasi harus tetap mempertahankan kontrol yang efektif atas semua unit bisnis yang dimilikinya.

Fase-fase Business Process Improvement:

langkah ke-1: Mengorganisir Perbaikan

Mengorganisir perbaikan adalah pengorganisir perbaikan yang bertujuan untuk mengelola proses bisnis internal maupun eksternal untuk menjadi lebih baik dalam suatu organisasi seperti berikut dibawah ini. Mendefinisikan proses bisnis yang kritis.

langkah ke-2: Pemahaman Proses

Pemahaman proses dilakukan untuk mencapai pemahaman seluruh dimensi yang ada di dalam proses bisnis yang berlangsung dalam organisasi sehingga proses yang berjalan jelas dan di mengerti oleh masing-masing dimensi fungsional dari bagan arus proses maupun prosedur yang ada didalamnya.

langkah ke-3: Penyederhanaan Proses

Penyederhanaan proses adalah proses yang dilakukan untuk menyederhanakan proses dengan mengurangi waktu proses, menstandarisasi maupun memperbaharui proses yang semuanya bertujuan untuk memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis yang berjalan.

langkah ke-4: Pengukuran dan Kontrol

Pengukuran dan pengontrolan proses bisnis dilakukan untuk mengontrol jalannya proses bisnis dengan melakukan pemeriksaan dan pengukuran terhadap prediksi target yang ingin dicapai oleh organisasi.

langkah ke-5: Perbaikan Berkelanjutan

perbaikan berkelanjutan dilakukan dengan tahapan dibawah ini dengan tujuan adalah untuk mencapai pengimplemantasian proses perbaikan selanjutnya dengan berbagai proses seperti perubahan, menghapus, menambahkan proses, dan sebagainya.

Cycle time merupakan siklus waktu yang digunakan dalam menghasilkan sebuah output dari input yang diberikan yang mana siklus waktu ini dapat menghambat efisiensi dan efektivitas proses bisnis perusahaan sehingga terdapat 3 cara untuk memperbaiki siklus waktu yang berjalan di dalam perusahaan yakni:

1.Eliminasi Kegiatan Non Value added (NVA). NVA merupakan aktivitas dari suatu proses bisnis yang tidak memberikan keuntungan dan nilai yang berarti kepada pelanggan maupun dalam proses bisnis sehingga dengan melakukan pengeliminasian aktivitas ini dapat memberikan efisiensi waktu pada proses bisnis organisasi. contoh: Redundant inspections, Filling in forms, Rework, Excessive transit, Waiting, Storage.

2.Meminimalisir kegiatan Business Value Added (BVA). BVA merupakan aktivitas-aktivitas dari suatu proses bisnis yang tidak memberikan nilai tambah bagi hasil dari proses secara langsung, tetapi aktivitas ini diperlukan dalam proses bisnis sebagai pendukung untuk proses bisnis lainnya sehingga dengan adanya aktivitas ini dapat membantu proses menjadi lebih efektif namun aktivitas ini tidak dianjurkan untuk berlebihan sehingga membutuhkan pengurangan pada proses ini. contoh: Scheduling, Marketing, planning,Auditing.

3.Sederhanakan kegiatan Real Value Added (RVA). RVA mencakup proses penting yang mengubah input menjadi output yang diperlukan untuk memenuhi kepuasan pelanggan sehingga proses ini menjadi sangat penting namun semakin sederhana aktivitas ini semakin baik dalam keefektivitasan dan keefisiensian siklus waktu. contoh: Product development, Material procurement.