SECRETARY AS THE CORPORATE EVENT PLANNER

Merencanakan acara dalam sebuah perusahaan mungkin tampak seperti tugas yang menantang dan menghabiskan waktu. Namun, merencanakan sebuah event dapat diubah menjadi pengalaman yang mengesankan dan menarik. Merencanakan acara dapat dimanfaatkan untuk memberi kesempatan melepaskan kreativitas dan bertukar pikiran berbagai ide yang berbeda untuk menciptakan acara yang sukses.

Seorang sekretaris mempunyai peran yang sangat penting dalam penyelenggaran event perusahaan. Karena bagaimanapun seorang Sekretaris adalah pihak penghubung, baik pimpinan dengan pihak eksternal, maupun dengan internal. Sekretaris yang cakap harus mampu mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan event perusahaan semaksimal mungkin. Banyak keputusan masuk ke perencanaan sebuah event, dari menemukan lokasi yang tepat sampai menentukan pilihan menu. Anda juga perlu mempertimbangkan lokasi dan sebagainya. Sebelum Anda dapat merencanakan detail acara, luangkan waktu untuk bertukar pikiran tentang apa yang benar-benar membuatnya berhasil. Tips ini akan membantu Anda untuk merencanakan acara yang berkesan, informatif, dan mengesankan. Berikut hal-hal yang bisa diterapkan ketika sekretaris mengatur event di perusahaan:

1.Tentukan tujuan serta target yang ingin dicapai

Semua ini kelihatannya terlalu logis, tetapi Anda memang harus menuliskannya untuk mengetahui ukuran tempat yang paling sesuai, anggaran yang tepat, tujuan acara, jumlah (atau tipe) tamu-tamunya, dan strategi apa saja yang harus dijalankan untuk acara Anda. Sangat penting untuk menjaga tujuan acara setiap saat selama proses perencanaan. Untuk tujuan ini, Anda harus mencari tahu apa yang ingin dicapai dari acara bisnis ini. Lakukan pertemuan empat mata dengan atasaan dan buat daftar tujuan.

2.Pilih tanggal serta waktu

Kedua hal ini adalah faktor terpenting dalam perencanaan acara. Jangan pilih tanggal dan waktu yang membuat banyak orang tidak bisa hadir atau semua usaha perencanaan acara Anda akan sia-sia. Selain itu, hindari juga menentukan waktu dalam jarak yang terlalu jauh atau malah terlalu dekat sehingga tamu-tamu akan melupakan acara Anda dan sudah membuat rencana lain. Idealnya, beritahukan kepada para tamu dalam jangka waktu dua minggu sebelumnya. Dengan begini, mereka punya waktu menentukan rencana dan Anda bisa mengingatkan mereka satu atau dua kali lagi sebelum saatnya tiba. Sebar undangan acara beberapa minggu sebelumnya jika memungkinkan.

3.Pilih tempat yang nyaman

Tempat yang nyaman diperlukan untuk mengatur suatu acara. Jika para tamu berdesakan di ruang kecil, itu bisa membuat orang-orang menjadi kurang nyaman dan para peserta mungkin kehilangan minat dalam sesi-sesi tersebut. Singkatnya, tempat acara harus mengesankan, dan unik. Perhatikan juga pola perjalanan di lokasi yang Anda pilih untuk acara tersebut.

4.Anggaran yang realistis

Hal yang paling penting untuk ditentukan sebelum merencanakan acara perusahaan adalah anggaran. Ini akan mencegah Anda dari pengeluaran yang tidak perlu untuk makanan atau tempat dan menggunakannya untuk barang-barang kecil lainnya. Mempekerjakan perencana ahli juga dapat berguna karena mereka memiliki koneksi dengan pemasok dan bisa mendapatkan layanan diskon untuk acara Anda. Anggaran harus mengalokasikan biaya untuk pembicara tamu, makanan dan katering serta dekorasi. Dengan cara ini Anda dapat menetapkan biaya dengan bijaksana untuk membuat acara Anda menjadi sukses.

5.Buat rundown acara yang terencana

Rundown merupakan jadwal atau rangkaian kegiatan saat berlangsungnya event. Rangkaian acara perlu disusun jauh-jauh hari sebelum acara terselenggara agar segala sesuatunya dapat dipersiapkan dengan baik. Selain itu, rundown berfungsi sebagai informasi bagi para calon pengunjung yang hendak datang ke acara. Tak jarang, orang tertarik datang ke sebuah acara setelah melihat rundown yang disampaikan oleh panitia. Lewat rundown, calon pengunjung bisa mengatur jadwal hari dan jam berapa mereka akan datang ke tempat acara.

6.Menentukan media promosi

Sebagus apapun acara tidak akan diketahui oleh orang jika tidak disebarluaskan. Oleh karena itu, media promosi sangat diperlukan untuk menyampaikan acara yang hendak diselenggarakan. Beragam media promosi yang bisa dimanfaatkan untuk mengiklankan acara misalnya media sosial yang sedang popular saat ini. Pemilihan media promosi tentu saja mempertimbangkan budget yang tersedia. Agar lebih efektif dan efisien, pilihlah media promosi yang bisa memberikan dampak semaksimal mungkin dengan biaya seminimal mungkin. Jika budget memang mencukupi, tidak ada salahnya memakai media promosi yang mahal biayanya seperti billboard. Namun, jika dananya terbatas, maka media sosial populer seperti Facebook, Instagram atau Twitter bisa menjadi pilihan yang tepat.

7.Buat sesi singkat dan interaktif

Sering kali, alasan utama di balik hilangnya minat para tamu dalam acara perusahaan adalah sesi yang terlalu panjang. Program harus diatur sedemikian rupa sehingga perhatian dan fokus para tamu tidak goyah. Berikan coffee break dalam program sehingga para tamu menikmati waktu mereka.

8.Evaluasi setelah pelaksanaan event

Satu hal ini seringkali terlewatkan dalam penyelenggaraan acara. Padahal evaluasi setelah pelaksanaan acara sangat diperlukan sebagai bahan masukan dan pertimbangan agar acara yang akan dilaksanakan di kemudian hari bisa lebih sukses. Lewat evaluasi pula, anda bisa mengetahui kelemahan-kelemahan yang terjadi selama berlangsungnya acara dan memperbaikinya pada acara selanjutnya. Keberhasilan sebuah acara ditentukan banyak faktor. Dengan planning yang matang disertai dengan pelaksanaan di lapangan yang baik maka acara bisa berjalan sesuai rencana dan mencapai target yang diharapakan.

Kesuksesan sebuah acara bukan hanya bergantung pada saat acara tersebut berlangsung dengan lancar atau tidak, namun juga bergantung pada proses perencanaannya. Dengan adanya tips diatas semoga dapat membantu mempermudah sekretaris untuk merencanakan sebuah acara perusahaan dengan maksimal, informatif dan mengesankan untuk tamu undangan karena menyelenggarakan event, laksana sebuah seni.