BE THE INSPIRING SECRETARY

Posisi seorang sekretaris dalam sebuah organisasi, sedikit banyak tentu mencerminkan bagaimana “wajah” organisasi tersebut. Semakin agile dan cekatan seorang sekretaris, tentunya karena dia terbiasa bekerja dengan ritme yang cepat dan efisien, begitu halnya dengan budaya kerja serta kebiasaan dari atasan yang secara tidak langsung juga akan membentuk pribadi sekretarisnya.

Sekretaris dituntut untuk bisa fleksibel, terampil, akurat, efisien dan siap setiap saat apabila atasan membutuhkannya. Untuk dapat menjadi seorang sekretaris yang smart dibutuhkan mereka yang mampu untuk menjawab tantangan bahwa “tidak ada satupun pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan”. Munculnya kebutuhan untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar membuat sekretaris harus mampu bekerja sama dengan stakeholder, paham akan kemampuan dan kelemahan dirinya, dan mampu mengkomunikasikan berbagai hal penting yang dapat menunjang kelancaran tugas dan tanggung jawabnya.

Sebagai profesi yang penting, sekretaris harus mampu membangun citra dan kesan positif atas pribadi dan dirinya agar mampu bekerja secara professional. Di sinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan. Bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negatif yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dari lingkungan terhadap dirinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan.

Menggeluti dunia sekretaris adalah sebuah tantangan dan pilihan yang menarik, karena dengan peran dan support dari sekretaris, tentu secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan. Kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki.

Berikut sikap positif yang bisa menjadi inspirasi ketika kita menggeluti profesi sekretaris:

1.Continues improvement baik untuk kemampuan diri dan kemampuan teknisnya.

Seorang sekretaris, harus memiliki jiwa juang yang tinggi untuk terus belajar. Dalam hal ini tidak hanya terkait dengan teknis pekerjaan, namun juga kemampuan me-manage diri sendiri. Jika kita memiliki rasa ingin tahu yang besar, maka informasi yang akan diterimapun juga semakin banyak, bahkan didukung praktik-praktek yang akan berguna untuk peningkatan pekerjaan. Misalnya kemampuan bahasa. Penting bagi seorang sekretaris terutama yang bekerja pada perusahaan besar dengan skala internasional menguasai lebih dari satu bahasa. Karena di era modern ini kegiatan ekonomi akan berkonsep pada perekonomian internasional di mana pesaing dan kolega perusahaan bisa berasal dari belahan penjuru dunia.

2.Membiasakan diri untuk menjadi cermat, teliti dan detail.

Tuntutan lain seorang sekretaris adalah menjadi cermat, teliti, dan detail dalam satu waktu. Hal ini karena tugas sorang sekretaris yang sebagian besar membantu aktivitas pimpinan berjalan dengan lancar dan mempermudah pimpinan dalam mengambil keputusan. Dengan sentuhan seorang sekretaris, laporan atau proposal yang akan disampaikan kepada klien tentu harus lebih prima secara tampilan. Belum lagi, bagaimana kecekatan seorang sekretaris dalam memilih vendor, dengan mempertimbangkan harga dan juga kualitas, hal ini tentu membutuhkan orang yang teliti dan cermat.

3. Dengan sikap rajin dan ulet secara tak langsung membentuk pribadi yang sigap dan tahan banting.

Terakhir, seorang sekretaris haruslah seorang yang sigap. Alasannya? Karena sekretaris merupakan wakil dari pimpinan, terlebih perusahaan. Maka ia pun harus siap siaga dan sigap apabila pimpinan berhalangan mengurus urusan perusahaan karena kesibukannya. Misalnya saja rapat yang tidak memerlukan persetujuan pimpinan dan hanya membutuhkan kehadiran pimpinan, maka sekretaris bisa menggantikan pimpinan dalam menghadiri rapat tersebut sekaligus membuat notulen sebagai acuan laporan mengenai rapat tersebut kepada pimpinan.

Banyak hal yang membuat profesi sekretaris ini tidak lekang oleh waktu. Tantangan yang dihadapi sekretaris selain harus terus upgrade skill, knowledge dan attitude juga bagaimana membawa diri menghadapi tantangan yang semakin meruncing di era yang disruptive ini. Keanggunan seorang sekretaris bukan hanya terlihat dari fisiknya yang menawan, tapi hasil pekerjaan dan juga pribadinya yang mampu menginspirasi orang lain, dengan hal-hal positifnya.

Selamat berkarya Sekretaris ……!!