ADMINISTRASI PROFESSIONAL DALAM MERENCANAKAN SEBUAH PROYEK

Rina bekerja sebagai Sekretaris Direktur di suatu perusahaan. Suatu saat dia ditunjuk oleh Direktur untuk menjadi Sekretaris dalam proyek yang dikerjakan oleh Divisi IT dalam rangka pengembangan infrastruktur di dalam perusahaan. Berhubung divisi IT tidak memiliki staf yang khusus bagian administrasi tersendiri, Direktur mempercayakan tugas itu kepada Sekretaris Direktur sekaligus membantu beliau dalam memantau kinerja divisi IT. Rina baru bekerja 2 tahun di perusahaan tersebut, mendapatkan tugas baru membuatnya tidak bisa membagi waktu dengan baik antara pekerjaan rutin dengan tugas barunya. Ia hanya mengikuti apa yang dikatakan Manager IT tanpa membuat perencanaan diawal. Setelah berjalan satu bulan Direktur memanggilnya untuk menanyakan progress daripada proyek tersebut, namun Rina hanya bisa menjelaskan sepenggal tentang tugas yang didelegasikan oleh Manager IT kepadanya. Mendengar hal tersebut Direktur marah dan menganggap performa Rina kurang baik sebagai seorang Sekretaris.

Apa yang ditangkap dari ilustrasi diatas? Performa seorang Sekretaris tidak hanya diukur dari tugas utama yang ia kerjakan, setiap kegiatan yang dilakukan tentu menjadi penilaian bagi orang lain. Pernahkah Anda ditunjuk sebagai Sekretaris dalam suatu proyek atau acara? Apakah Anda sudah merencanakannya dengan baik? Atau menurut Anda Sekretaris dalam proyek hanya bertugas mengikuti perintah dari ketua tim saja?

Perencanaan administrasi adalah suatu tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program administrasi agar dapat diimplementasikan. Mungkin sebagai seorang Sekretaris kita merasa tidak terlalu menguasai hal teknis yang dilakukan oleh staf. Sebagai Sekretaris profesional kita selalu dituntut untuk mempelajari hal baru, termasuk dasar dari suatu pekerjaan. Sebelum memulai terjun kedalam suatu proyek, pelajari terlebih dahulu dokumentasi sebelumnya dari suatu proyek, banyak bertanya kepada ketua tim mengenai proyek yang akan berjalan. Komunikasi merupakan hal terpenting yang wajib kita jalankan apabila bekerja di dalam suatu tim, bukankah hal tersebut memang menjadi keahlian utama bagi seorang Sekretaris? Perencanaan administrasi dapat dijalankan antara lain pada tender proyek pekerjaan, panitia acara di dalam perusahaan ataupun menjadi administrasi pekerjaan dari sebuah divisi. Untuk memudahkan dalam perencanaan proyek, berikut beberapa hal yang wajib diketahui oleh seorang Sekretaris untuk memulai suatu perencanaan:

STRUKTUR RINCIAN KERJA

Setiap proyek memiliki persyaratan inti, pertama kita perlu membuat garis besar dari perencanaan. Apabila sudah terbiasa dalam membuat perencanaan proyek tentu seorang Sekretaris tidak membutuhkan waktu lama dalam menulis garis besar. Namun apabila baru pertama kali, kita harus berkomunikasi dengan ketua tim apakah rencana global yang kita tuliskan sudah sesuai dengan harapan. Setelah menuliskan rencana global kita harus memecah kembali menjadi bagian yang lebih kecil, sesuai dengan jumlah personil yang ada. Tujuan kita pecah menjadi bagian kecil adalah untuk memudahkan personil dibawahnya dalam membagi tugas. Begitu juga ketua tim akan terbantu dalam memilih staf mana yang cocok dengan pekerjaan tersebut. Sumberdaya diselaraskan dengan tugas yang besar menjadi kecil sehingga keberhasilan dari suatu proyek sudah dapat digambarkan diawal.

JADWAL PROYEK

Setelah mengetahui struktur rincian pekerjaan, akan lebih mudah bagi kita untuk mengidentifikasi sumber daya, waktu, kecepatan dan aspek lain yang diperlukan dalam penyelesaian suatu proyek pekerjaan. Buatlah jadwal terperinci dari mulai pekerjaan sampai dengan deadline pekerjaan tersebut diselesaikan. Biasanya hal ini telah dipersiapkan oleh ketua tim diawal penawaran harga sehingga tugas seorang administrasi hanya tinggal memantau penjadwalan kerja tersebut. Alangkah lebih baik apabila kita bisa menuliskan tanggal realisasi dari tahapan pekerjaan sehingga mempermudah dalam pemantauan pekerjaan. Kembali lagi seorang Sekretaris juga harus mampu menjadi pengawas dalam proyek sehingga dapat memberikan laporan terperinci kepada ketua tim. Oleh karena itu penting baginya untuk menjaga independensi dan tidak memihak masing-masing staf yang terlibat dalam proyek sehingga semua pekerjaan dapat terselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

PENGATURAN BIAYA

Hal yang tidak kalah penting dalam perencanaan proyek adalah pengaturan biaya yang timbul atas pekerjaan tersebut. Diawal pastikan ketua tim telah memberikan kalkulasi atas harga proyek tersebut. Dari harga yang dibuat pastikan pengeluaran yang timbul tidak melebihi atas anggaran yang ditentukan. Pemantauan ini berguna untuk tetap memastikan keuntungan dari perusahaan. Setiap perusahaan tentu menginginkan pekerjaan itu memiliki laba besar dengan menekan biaya yang tidak perlu. Tentu kebiasaan ini perlu ditanamkan pada setiap proyek sehingga staf terbiasa untuk berhemat dengan tidak membuat anggaran berlebihan.

Bagaimanapun perencanaan sangat penting sebelum kita melakukan suatu pekerjaan. Di dalam perencanaan kita bisa mengetahui garis besar pekerjaan, risiko yang mungkin timbul dan perkiraan laba rugi dalam suatu pekerjaan. Pelaksanaan yang baik dapat menunjang keberhasilan suatu pekerjaan. Seorang Sekretaris merupakan duta administrasi di dalam suatu perusahaan, penting baginya untuk dapat selalu sistematis dalam pelaksanaan pekerjaan sehingga hasil yang diharapkan pun dapat optimal.

“a goal without a plan is just a wish” - Antoine de Saint -