JOB PROFILES PERSONAL ASSISTANT

Dengan perkembangan dunia usaha dan persaingan bisnis yang semakin tajam, tentunya tuntutan pelaku bisnis pun juga semakin tinggi. Seorang pimpinan dalam sebuah organisasi harus memikirkan langkah-langkah strategis untuk mampu bertahan, bahkan memenangkan kancah bisnis. Dalam menjalankan tugas – tugas tersebut, tentunya diperlukan seseorang yang mampu menjadi orang kepercayaannya dalam menjalankan tugas operasionalnya, serta meningkatkan kelancaran produktivitas pimpinannya.

Dalam konteks bisnis, pimpinan tentu masih memerlukan seorang Personal Assistant atau sekretaris untuk membantu kelancaran operasional nya sehari-hari. Meskipun saat ini, dengan kecanggihan ilmu teknologi dan informasi, sehingga banyak bermunculan aplikasi-aplikasi canggih untuk mendukung kinerja seorang pimpinan, namun peran seorang assistant tentu masih layak diperhitungkan karena mereka memiliki kelebihan-kelebihan lain, human touch, proaktif dan reaktif yang tidak dapat ditemui apabila hanya mengandalkan kecanggihan sebuah teknologi.

Personal Assistant adalah orang yang memberikan layanan dan membantu pimpinannya dari tekanan tugas atau pekerjaan terkait dengan urusan perusahaan atau urusan pribadinya. Masih banyak orang yang menyamakan profesi Personal Assistant sama dengan asisten rumah tangga, kenapa? karena memang pimpinan sering kali mempercayakan kebutuhan rumah tangganya kepada Personal Assistant bahkan sudah dekat dengan anggota keluarganya. Personal Assistant adalah kontak pertama yang menghubungkan pihak luar dengan pimpinan bahkan dengan level medium up dalam sebuah organisasi.

Profesi menjadi Personal Assistant bukanlah hal yang mudah dijalani, karena pekerjaan yang dijalani bisa melebihi jam kerja, yang mengharuskannya siap siaga melakukan pekerjaan yang diminta oleh pimpinan kapanpun dan dimanapun, seperti saat pimpinan tidak berada di kantor atau membutuhkan keperluan yang mendadak diluar jam kerja. Tidak hanya tugas perusahaan saja yang pimpinan akan berikan kepada asistennya, bahkan keperluan pribadi pimpinan juga akan dipercayakan kepadanya, ini membuktikan bahwa tugas dan keterampilan Personal Assistant dapat dibagi menjadi dua yaitu keterampilan teknis dan keterampilan pribadi.

Seorang Personal Assistant mau tidak mau harus mengikuti role model dan kebijakan dari pimpinan, mulai dari mempersiapkan agenda kegiatan hari ini sampai beberapa hari kedepan, mempersiapkan segala keperluan pimpinan yang lainnya. Dan disini seorang Personal Assistant dituntut memberikan pelayanan prima dan bisa jadi akan menggantikan pimpinan ketika tidak berada dikantor, sehingga tidak hanya penampilan saja yang utama, tetapi harus selalu mengasah hard skill dan soft skill-nya. Menjadi Personal Assistant harus mampu menganalisis, karena dengan kemampuan menganalisa bisa jadi akan menjadi input buat pimpinan sehingga pimpinan merasa keberadaan Personal Assistant sangatlah penting. Menjalani profesi sebagai Personal Assistant bukan tanpa keahlian dan persiapan, butuh banyak pembelajaran yang harus selalu diupdate, artinya kita tidak hanya bisa mengoperasikan komputer dan mengurus administrasi saja.

Berikut beberapa kriteria yang harus dimiliki Personal Assistant:

1.Efisien

Memiliki planning pekerjaan yang bagus, mampu memperkirakan mana pekerjaan prioritas yang harus selesai tepat waktu, dan kapan harus mulai dan kapan result info kepada pimpinan. Personal Assistant yang baik enggan mengulur-ulur waktu, lebih suka bekerja secara efektif dan efisien.

2.Multitasking

Selain kuat secara fisik dan mental, Personal Assistant juga diharuskan untuk bisa mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus. Karena tipe pimpinan berbeda-beda ada yang memberikan pekerjaan lebih dari satu sekaligus dan minta diselesaikan saat itu juga. Disitulah kemampuan multitasking dan keterampilannya diuji, sehingga mampu mengerjakan segala pekerjaannya dengan baik.

3.Kemampuan Komunikasi yang Baik

Sangat penting kemampuan komunikasi ini dimiliki oleh Personal Assistant, karena selain dengan pimpinan Personal Assistant akan sering berhubungan dengan relasi perusahaan. Kemampuan komunikasi yang baik dan sopan patut dimiliki baik secara verbal, secara langsung bertatap muka maupun media komunikasi lainnya.

4.Tahan Banting

Personal Assistant menilai bahwa kriteria utama yang harus dimiliki adalah tahan banting secara fisik maupun mental, karena jam kerjanya yang lebih panjang ketika pimpinan membutuhkan diluar jam operasional, sehingga kemungkinan akan mudah Lelah. Secara mental pikiran lebih lelah karena memikirkan dan melakukan hal yang bukan urusan pekerjaan tetapi juga urusan pribadi pimpinan, belum lagi mengurus kepentingan pribadi. Sehingga menjadi Personal Assistant itu haruslah tahan banting dan tidak mudah melow.

5.Banyak Kenalan

Dengan kemajuan teknologi saat ini, tentu seorang Personal Assistant harus canggih menggunakan media komunikasi dan memperluas jaringan pergaulan di dunia professional tentunya, karena Personal Assistant akan lebih banyak mengurus kebutuhan pimpinan mulai dari hal kecil sampai keperluan tiket pesawat sampai pemesanan hotel, pembayaran tagihan dan lain-lain. Dengan semakin banyak jaringan ketika suatu saat membutuhkan bantuan dan informasi yang dibutuhkan, maka bisa lebih mudah mendapatkan bantuan. Dan memperluas jaringan pergaulan di dunia professional diperlukan agar ruang gerak tidak terbatas pada lingkup yang monoton itu-itu saja.

Keberadaan Personal Assistant di suatu perusahaan sangatlah penting, mulai dari membantu pimpinan urusan pekerjaan atau bahkan urusan pribadinya. Menjadi Personal Assistant harus mampu berhubungan baik dengan pimpinan, keluarga dan relasi perusahaan seperti apapun keadaannya. Meskipun profesi ini tergolong tidak mudah, namun profesi ini tetap memiliki kans yang cerah, walaupun perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, namun “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang personal assistant atau sekretaris tetap diperlukan.