Articles

Read the articles about accounting,internal audit, tax, human resource,information and technology

TOP QUALITIES OF A GREAT SECRETARY

16 March 2019
Category: SECRETARY
Penulis:         Mistianah, S.E.
TOP QUALITIES OF A GREAT SECRETARY

Bicara tentang peran strategis seorang sekretaris di era saat ini, dimana ekonomoi global sedang berada pada titik puncak perubahan yang besar sebanding dengan besarnya revolusi industri. Kemajuan teknologi yang memungkinkan terjadinya otomasi hampir diseluruh bidang, dengan pendekatan baru yang menggabungkan fisik dan digital, yang secara fundamental akan mengubah cara hidup, pekerjaan dan hubungan sosial.

Isu revolusi industri menjadi hangat dibicarakan seiring dengan timbulnya kekhawatiran, apakah tenaga manusia akan tergantikan dengan teknologi terkini. Kemajuan teknologi akan membawa kita pada sebuah era, dimana dengan pemanfaatan teknologi akan berdampak pada nilai efisiensi dan efektivitas, yang tentunya hal ini menjadi impian dari seluruh sektor industri. Namun, mari kita bertanya sejauh mana transformasi ini mampu kita respon secara terintegrasi dan komprehensif? Demikian halnya, dengan seorang sekretaris, personal assistant atau corporate secretary.

A great secretary dapat digambarkan sebagai sekretaris masa kini yang menjadi incaran dari pimpinan. Dimana sekretaris disini tidak hanya bertugas sebagai petugas administrasi dan klerikal, tetapi lebih berfungsi sebagai steering business partner untuk pimpinannya. Disini, sekretaris dituntut untuk memiliki creativity and critical thinking, dimana ia akan mengerahkan segala bentuk kreativitas nya untuk bisa mengikuti arus modernisasi, tuntutan bisnis, serta pergerakan dunia usaha. Sekretaris yang memiliki hal ini, tentu menjadi point lebih yang patut untuk “dilirik” oleh perusahaan-perusahaan medium-up.

Berikut adalah kualifikasi yang harus dimiliki a great secretary, sehingga mampu menunjang pekerjaan pimpinan dan kinerja perusahaan tempat ia bekerja:

1.Sekretaris adalah orang yang harus selalu terorganisir, sistematis dan detil untuk hal-hal kecil. Sekretaris yang terbiasa bekerja sistematis, tentunya akan meminimalisir kesalahan yang mungkin dapat ditimbulkan. Bukan hanya untuk melaksanakan tugas dari pimpinannya, namun detil untuk hal-hal lain seperti pemahaman product knowledge perusahaan, struktur organisasi dalam perusahaan dsb.

2.Memberikan hasil kerja yang terbaik kepada pimpinan, karena bagaimanapun sekretaris adalah panjang tangan dari pimpinan, bisa dibayangkan bagaimana pimpinan kita presentasi didepan relasinya, dengan bahan materi yang masih acak-acakan, banyak terdapat kesalahan pengetikan, dan slide yang tidak elegan? Tentunya akan mengurangi respek bahkan mengancam brand image dari corporate.

    3.Sekretaris sebagai garda utama dalam sebuah perusahaan, tentunya banyak berhubungan dengan pihak luar. Oleh karena itu tunjukkan sikap yang professional sebagai sekretaris yang dicerminkan dengan tampilan bersih, rapi, professional. Selain itu, biasakan menjawab telpon dengan nada dan intonasi yang jelas, sehingga terkesan professional, segera lakukan follow up kepada pihak terkait, apabila sekretaris menerima pesan by phone. Memperhatikan tamu yang hadir di kantor, dengan pelayanan, senyum dan sikap professional tentunya juga mencerminkan sebuah professionalitas.

    4.Titik berat era revolusi ini adalah dimana semua aspek diarahkan secara otomatis ke digitalisasi dan internet of things, sehingga tidak memerlukan banyak input dari tenaga manusia. Oleh karena itu, sekretaris yang tetap dibutuhkan di era ini, tentunya yang bisa sejalan dengan proses digitalisasi itu sendiri. Selain itu, update skill and ability terhadap hal-hal baru tentu menjadi sebuah keharusan sehingga sekretaris tidak dianggap “gaptek” atau “kudet”.

    5.Sekretaris yang memiliki integritas yang tinggi, mengerti kapan dia harus bicara dan kapan harus diam. Tentunya hal-hal ini tidak mungkin dapat digantikan oleh sebuah teknologi, karena bagaimanapun canggihnya teknologi dan aplikasi dewasa ini, tetapi pimpinan masih memerlukan human touch. Sekretaris yang bisa memberikan masukan dan solutif dan menyampaikan dengan cara-cara positif, tentu menjadi value added untuk pimpinannya.

    6.Sekretaris yang baik, lebih banyak mendengarkan daripada harus berdebat untuk hal-hal yang tidak diperlukan. Menyelesaikan tugas dengan baik, cermat dan tepat waktu adalah sebuah keharusan, karena bagaimanapun tugas sekretaris adalah bagian dari manajemen. Melakukan follow up, reminder kepada pihak-pihak yang terkait apabila ditemukan kendala terhadap pekerjaannya, bukan hanya menunggu perintah. Patut diingat, jangan biarkan pimpinan tidak puas dengan pekerjaan kita, hanya untuk hal-hal kecil yang seharusnya bisa di plan dengan baik.

Untuk melaksanakan peran sekretaris yang begitu beragam, maka harus memiliki kompetensi-kompetensi yang cukup handal dalam rangka bersaing dengan tenaga sekretaris lainnya, apalagi didukung maraknya teknologi saat ini yang begitu memudahkan tanpa perlu menggunakan tenaga sekretaris. Siapkah Anda menghadapi tantangan ini, sehingga Anda mampu menjadi a great secretary, yang menjadi incaran dari Direksi?

   For Further Information, Please Contact Us!