PENERAPAN AUDIT MUTU INTERNAL DALAM PENDIDIKAN TINGGI Part.2

Artikel ini melanjutkan artikel sebelumnya yang telah di publish pada tanggal 10 Januari 2019. Mengingat seluruh Perguruan Tinggi yang ada di Indonesia untuk menerapkan suatu audit mutu internal dengan baik sesuai dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI NO. 62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Maka ada beberapa hal yang telah disusun oleh Tim Pengembang Sistem Pengendalian Mutu Internal (SPMI) Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi yang harus dilakukan oleh seluruh Pendidikan Tinggi di Indonesia antara lain :

1.Klasifikasi Audit

Klasifikasi audit dalam SPMI yang dimaksud merupakan temuan audit, tim pengendalian mutu internal dalam melakukan audit jika menemui temuan audit harus sesuai dengan kualifikasi : 1.) Mencapai standar – Standar yang ditingkatkan, 2.) Melampaui – Standar ditingkatkan, 3.) Belum Mencapai – Perlu tindakan koreksi, dan 4.) Menyimpang – perlu adanya tindakan koreksi. Untuk temuan-temuan yang belum mencapai dan menyimpang dari standar temuan yang telah ditentukan oleh Tim SPMI Kemenristek Dikti maka temuan tersebut dikategorikan Observasi (OB) atau Ketaksesuaian (KTS).

Observasi dalam klasifikasi temuan audit ini merupakan :

* Ketidaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah .

* Temuan yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian atau temuan yang dapat segera

Diperbaiki

Didalam observasi perlu adanya tindakan koreksi, tindakan koreksi ini merupakan tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab adanya cacat, ketidaksesuaian atau hal-hal yang akan timbul yang tidak diinginkan, sehingga hal ini dalam mencegah terjadinya pengulangan atas keselahan sehingga akan mengarah pada suatu peningkatan mutu perguruan tinggi secara berkelanjutan.

Tim Pengendalian Mutu Internal dalam Perguruan Tinggi mendapatkan tindakan koreksi dalam melakukan tugasnya dapat dengan cara mengidentifikasi pokok akar masalah dari ketidaksesuaian, menganilisis seluruh penyebab terjadinya ketidaksesuaian, menggunakan metode yang sesuai untuk perbaikan dan pencegahan terjadinya pengulangan ketidaksesuaian, tim PMI menerapkan langkah pengendalian atas ketidaksesuaian dan di akhir tim PMI dapat mendokumentasikan seluruh tindakan koreksi yang dilaksanakan

Auditor tim PMI dalam menyikapi temuan yang eskalatif yaitu dengan merekomendasikan status dalam temuan ditutup dalam unit terkait (Considered Closed), namun dalam bagian verifikasi ditambahkan keterangan bahwa temuan tersebut dipindahkan ke institusi (Universitas/Fakultas) dengan status temuan terbuka (Open)

Ketaksesuaian dalam klasifikasi temuan audit ini merupakan:

* Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu.

* Temuan yang belum mencapai, menyimpang dan tidak sesuai dengan standar atau

persyaratan yang ditentukan PT.

Kriteria Ketidaksesuaian (KTS) Pengendalian Mutu Internal Dikti dapat mencakup hal - hal sebagai berikut : KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk / pelayanan, KTS yang dapat menyebabkan risiko kehilangan peserta didik, KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi, KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi, KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan, KTS yang mudah diralat dan KTS yang tidak menghambat sertfikasi/registrasi.

Langkah-langkah yang dilakukan auditor melakukan penugasan dalam hal ketidaksesuaian : mengidentifikasi ketidaksesuaian (mengapa terdapat ketidaksesuaian dengan standar yang berlaku), menjelaskan mengapa terjadi ketidaksesuaian dengan auditee, menyepakati target date perbaikan ketidaksesuaian antara auditor dengan auditee, memahami ketidaksesuaian secara rinci, menimbang seberapa berat ketidaksesuaian dengan target date dan melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan atas ketidaksesuaian.

2.Lingkup (Cakupan Audit)

Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan antara lain :

a.Dokumen Sistem Mutu

b.Organisasi

c.Komitmen (Tanggungjawab) manajemen

d.Sumber Daya (Sumber Daya Manusia, Infrastruktur, Keuangan, Lingkungan, Alat ukur)

e.Proses dan pengendaliannya

f.Evaluasi dan perbaikan

3.Kesimpulan Audit

Tim Auditor Pengendalian Mutu Internal diwajibkan menyampaikan rangkuman atau laporan hasil audit kepada auditee yang dibuat oleh tim audito pengendalian mutu internal berdasarkan pertimbangan tujuan audit dan semua temuan audit yang kemudian dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan evaluasi dan pengambilan keputusan berikutnya.

Perguruan Tinggi yang dapat menerapkan Pengendalian Mutu Internal yang baik, pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai dengan ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu yang dilakukan secara peridoik akan menjadikan institusi perguruan tinggi tersebut berkualitas, segala perencanaan dalam sarana-prasana PT, sumber daya, kurikulum dan kompetensi kelulusan dapat meningkat dengan baik secara berkelanjutan serta dapat meningkatkan kepercayaan bagi seluruh yang berkepentingan terhadap perguruan tinggi baik negeri maupun swasta.