MENGENAL SISTEM DAN ADMINISTRASI RESEPSIONIS DI KLINIK GIGI

Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima pasien atau klien (baik itu klinik, puskesmas, rumah sakit, hotel, bahkan kantor). Dental receptionist (resepsionis gigi) adalah faktor penting yang merupakan penentu berlangsungnya pelayanan gigi. Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan puskesmas/klinik. Hal ini bertujuan agar pasien yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu puskesmas/klinik.

Resepsionis adalah orang yang pertama kali bertemu dan berbicara pasien atau klien, baik melalui telpon atau secara langsung dan memberikan pelayanan awal bagi seorang pasien yang datang ke puskesmas/klinik. Resepsionis juga bisa menjawab pertanyaan pasien, memberikan dokumen kepada pasien yang baru dan memberikan informasi mengenai puskesmas dan pelayanan kesehatan gigi.

Pelayanan yang diberikan oleh resepsionis akan menunjang kelanjutan dari pemeriksaan di puskesmas. Karena pelayanan resepsionis akan ditanggapi oleh pasien sebagai awal dari pemeriksaan. Jadi ketika pelayanan resepsionis membawa kesan baik maka seorang pasien baru bisa menjadi pelanggan tetap disebuah puskesmas / klinik tersebut dan tentunya itu juga dipengaruhi oleh kemampuan atau skill seorang dokter gigi. Seorang resepsionis harus bisa bekerjasama dengan resepsionis lain, pegawai atau karyawan puskesmas dan dokter gigi di puskesmas tersebut, sehingga bisa membuat pelayanan yang baik terhadap pasien atau klien.

Oleh karena itu, sistem dan administrasi resepsionis klinik dokter gigi sangatlah penting untuk menunjang pelayanan gigi, karena dengan terciptanya pelayanan yang ramah, cermat dan tanggap maka kepuasan pasien akan bertambah serta didukung dengan kemampuan dokter gigi dalam mengobati.

TUGAS DAN KEWAJIBAN RECEPTIONIST KLINIK GIGI :

1.Mewakili Drg Klinik dalam menyambut kedatangan pasien/tamu dengan hormat dan ramah.

2.Dalam berpakaian dan berpenampilan harus rapi bersih dan selalu tersenyum.

3.Tanggap untuk mengetahui tujuan kunjungan pasien/tamu serta memberikan pelayanan sambutan seperlunya.

4.Membuat dokumentasi informasi pasien untuk keperluan administrasi pasien klinik secara up to date dan menjaga kerahasiaan informasi Pasien. Setiap master data pasien harus diarsip dengan urut dan rapi sesuai dengan abjad.

5.Menerima telepon yang masuk harus dilayani dengan baik, sopan dan ramah. Kemudian wajib mengangkat telepon maksimal sebanyak 3 kali dering.

6.Seluruh telepon yang masuk dan keluar harus dicatat di log book telepon dan memo telepon bila ada pesan yang ditinggalkan untuk orang yang tidak ada ditempat.

7.Mengatur jadwal perawatan pasien sesuai dengan jadwal yang sudah dijanjikan, dengan mengkonfirmasi kedatangan pasien dengan telpon/ whatsapp sehari sebelumnya. Setiap jadwal reservasi pasien di catat di Buku Reservasi Pasien.

8.Membuat Nota Penagihan perawatan Pasien yang harus disetujui / ditandatangani oleh Drg ybs. dan Pimpinan Klinik. Setiap Nota Tagihan di arsip dan dicatat secara rapi di Register Tagihan.

9.Melakukan / mengatur penagihan ke pasien baik menerima pembayaran yang harus dibayar langsung ke petugas keuangan klinik atau ditransfer ke rekening klinik yang telah ditentukan. Secara berkala melakukan penagihan

10.Menerima keluhan / complaint dari pasien/tamu untuk segera dilaporkan tertulis kepada Manager Klinik (untuk melakukan Corrective Action) dan Pimpinan Klinik.

11.Mengawasi kebersihan dan kerapian ruangan tunggu pasien serta toilet pasien, yang harus dikerjakan oleh petugas kebersihan. Pastikan bahwa area yang bersinggungan dengan pasien harus dikontrol kebersihan, kerapian dan keasriannya.

12.Mengawasi petugas klinik yang mengatur koordinasi penyampaian barang/pesan antar Drg.

13.Mencatat hal-hal yang penting atau menjadi masalah di Buku Harian Reseptionis untuk menjadi perhatian dari Manager Klinik (diperiksa dan ditindak lanjuti setiap hari) dan diperiksa seminggu sekali oleh Pimpinan Klinik khususnya untuk masalah-masalah yang belum diselesaikan.

14.Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Manager Klinik / Pimpinan Klinik.