Mengoptimalkan Peran Sekretaris Di Era Digital

Peran sekretaris sebagai bagian penting dalam sebuah perusahaan, peran sekretarissudah tidak bisa dipandang remeh. Diibaratkan sebagai sebuah mesin, sekretarismerupakan suatu komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya berpengaruh terhadap kinerja mesin secara keseluruhan. Sebagai suatu keahlian, profesisekretarisini memiliki masa depan yang cerahjika ditekuni dengan baik dan dengan mengimprove kemampuan dan pengetahuan. Walaupun saat ini perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran berkembang semakin canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretarisdimasa depan, tetapi "sentuhan" tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaristetap diperlukan dan tidak akan tergantikan sampai kapan pun.

Seorang sekretarisharus memiliki pengetahuan dasar terhadap fungsinya di perusahaan tersebut, sehingga bisa bertindak sesuai dengan apa yang harus dilakukan. Seiring perkembangan digital saat ini, sekretaris dituntut lebih peka dan proaktif terhadap setiap informasi yang diperoleh dan diharapkan dapat memberi masukan atau feedback dari informasi tersebut. Sekretaris saat ini tidak hanya bekerja di jam kantor saja, tetapi pimpinan biasanya masih membutuhkan sekretarisnya diluar jam kantor, dengan begitu sekretaris harus tetap aktif dan dinamis dalam memberikan pelayanan yang prima. Seiring dengan teknologi yang semakin maju, maka sekretaris juga harus dapat melakukan tugas secara multitasking dengan berbasis teknologi. Sebagai contoh mampu mengoperasikan aplikasi yang ada pada smartphone sejenis To-do-list atau Reminder yang dapat dijadikan sebagai pengingat atas jadwal yang akan dilakukan oleh atasannya. Menjadi sekretaris harus pintar dan cekatan setiap menyelesaikan tugasnya, dengan tuntutan yang tinggi dari pimpinan harus membuat sekretaris mampu menyesuaikan diri dengan perkembangan sekaligus memahami cara pandang dan pola berfikir dari pimpinannya, dan hal ini bukanlah pekerjaan mudah bagi sekretaris, banyak sekali sekretaris yang tidak mampu menahan ego dan menerima cara pandang pimpinan dan merasa lebih benar.

Berikut profil sekretaris yang jasanya tetap dibutuhkan dari masa ke masa:

1.Berwawasan luas

Selain memiliki integritas, kejujuran, dan loyalitas yang tinggi yang tidak kalah penting lagi sekretaris perlu memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas. Mengapa demikian? Seorang sekretaris umumnya menjadi seseorang yang sangat dipercaya oleh atasannya, termasuk orang yang dipercaya mampu menjadi advisor dengan memberikan saran serta masukan-masukan kepada atasannyauntuk kelancaran pimpinan. Dengan mengikuti perkembangan dan berwawasan yang luas sekretaris dapat membantu atasannya dalam memenuhi apa saja yang menjadi kebutuhan dari atasannya. Dan dengan merasa terbantu oleh sekretaris maka profesi itu tidak akan tergantikan dengan digital apapun.

2.Cakap dalam Komunikasi

Sangatlah penting bagi sekretaris cakap dalam berkomunikasi serta lebih mampu memposisikan diri dalam berkomunikasi, bagaimana berkomunikasi dengan atasan, relasi dan karyawan perusahaan.Karena dengan kemampuan berkomunikasi yang baik memungkinkan pimpinan untuk saling bertukar informasi dengan sekretaris disini peran sekretaris yang tidak akan bisa tergeser oleh kecanggihan teknologi saat ini karena pimpinan membutuhkan dalam mencapai tujuannya.

3.Pelayanan (Costumer Service)

Salah satu kewajiban dari seorang sekretaris adalah mampu untuk memberikan pelayanan yang baik. Pelayanan yang dimaksudkan yaitu meliputi pelayanan bagi atasannya ataupun pelayanan bagi tamu atau pihak luar perusahaan. Sebagai contoh, seorang sekretaris harus mampu membalas surat menyurat dari pihak lain dengan sigap, menerima tamu perusahaan dengan santun, dan menyiapkan apa saja yang dibutuhkan untuk pelaksanaan meeting. Bagi atasannya, contohnya yaitu menyusun jadwal agenda atasan dengan sistematis dan rapi sehingga jadwalnya tidak bentrok, mengatur tiket perjalanan atasannya ke luar kota. Selain itu ketika karyawan membutuhkan aproval dari atasan namun sedang tidak berada dikantor, maka sekretaris harus memanfaatkan teknologi yang ada, menginformasikan lewat email atau media sosial yang lain untuk meminta izin aproval sementara, sehingga tidak menghambat kelancaran pekerjaan.

4.Memiliki Kredibilitas dan Loyalitas yang Tinggi

Seorang sekretaris harus memiliki kredibilitas yang tinggi. Sebagai orang yang paling dipercaya, seorang sekretaris harus memiliki integritas yang tinggi dan dapat dipercaya oleh atasannya. Hampir seluruh pekerjaan seorang atasan diketahui oleh sekretarisnya, dengan begitu seorang sekretarisharus mampu menjaga kerahasiaan segala hal yang berkaitan dengan atasannya, dan mampu bekerja dengan hati menikmati setiap tugas yang dikerjakan.

Sejatinya menjadi seorang sekretaris harus terus belajar mengikuti perkembangan dan memiliki keahlian dan updatepengetahuan sesuai dengan profesinya.Dengan segala perkembangan digital yang saat ini semakin maju, mau tidak mau sekretaris harus mampu mengikuti perkembangan dan tetap percaya diri bahwa tetap bisa memberikan pelayanan yang maksimal untuk perusahaan. Dan jangan pernah takut jika membutuhkan bantuan pimpinan dengan mengikuti pembekalan tambahan ilmu dengan begitu sekretaris tidak akan ketinggalan zaman. Dengan isu perkembangan digital yang mungkin akan berdampak pada suatu pekerjaan, dengan selalu menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, sekretarisakan tetap eksis dalam profesinya tanpa digantikan oleh teknologi.