Strategi Dokumentasi Audit Yang Efisien Dan Efektif

Apakah dokumentasi audit?

Dokumentasi audit adalah catatan utama yang mencakup semua informasi yang perlu dipertimbangkan oleh auditor untuk melakukan audit secara memadai dan untuk mendukung laporan audit. Sedangkan tujuan dokumentasi audit adalah untuk membantu auditor dalam memberikan kepastian yang memadai bahwa audit telah sesuai dengan standar audit yang berlaku umum dan juga membantu auditor dalam melaksanakan dan mensupervisi audit. Bagaimana cara mendokumentasikan sifat, waktu, jangkauan, dan hasil prosedur audit mungkin akan membengkakkan anggaran audit, tetapi banyak praktisi telah menemukan bahwa bukanlahhal ituyang sering menjadi masalah. Sebuah studi AICPA menemukan bahwa masalah audit yang paling umum adalah kurangnya dokumentasi yang memadai.

Dokumentasi yang kuat akan memungkinkan auditor untuk mematuhi International Standard on Auditing230, Audit Documentation, selain itu hal tersebut bisa membuat penugasan audit lebih efisien. Waktu yang digunakan untuk mendokumentasikan pekerjaan sesuai dengan standar adalah investasi yang akan menguntungkan auditor di kemudian hari. Disamping itu mematuhi standar dokumentasi Audit akan membantu perusahaan melakukan pekerjaan yang berkualitas tinggi danakan meningkatkan efisiensi kerja.

Berikut 4(empat) strategi yang bisa diterapkan auditor berkaitan dengan dokumentasi audit:

1.Lakukan pendekatan yang tepat pada saat melakukan perencanaan

Rencana audit yang baik merupakan dasar dari audit yang efisien dan efektif. Ketika melakukan prosedur perencanaan, luangkanlah waktu untuk benar-benar mengenal bisnis klien dan peristiwa-peristiwa apa saja yang sedang terjadi pada industri klien. Pastikan anggota tim perikatan yang sudah berpengalaman ikut terlibat dalam mengidentifikasi risiko audit.

Begitu rencana audit telah dibuat, petakan rencana audit dalam memo, daftar risiko-risiko audit yang signifikan, buatlah strategi untuk mengurangi setiap risiko tersebut, dan jadwalkan kapan fieldwork ke klien akan dilakukan. Hal ini akan memberikan gambaran singkat pada anggota tim perikatan tentang pos-pos audit yang paling signifikan agar diberikan notes pada kertas kerja audit. Selanjutnya agar dilakukan update memo saat audit berlangsung termasuk risiko-risiko baru yang teridentifikasi.

Mereferensikan rencana audit, memastikan bahwa program audit telah disesuaikan untuk mengatasi risiko audit klien. Perusahaan harus secara aktif menghilangkan prosedur yang tidak diperlukan untuk mendukung opini audit dengan tujuan dapat meningkatkan efisiensi dan memfokuskan perhatian tim audit pada akun-akun dan area yang mewakili risiko audit terbesar.

Jika tim audit telah mengambil pendekatan yang sama seperti tahun sebelumnya atau jika auditor telah melakukan semua prosedur yang ada pada program audit tanpa mempertimbangkan risiko, auditor mungkin akan kehilangan peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

2.Menerapkan Standarisasi

Standarisasi sangatlah penting untuk menyeragamkan prosedur yang dilakukan pada saat melakukan penugasan audit, dengan mematuhi standar audit yang ada pada perusahaan tempat kita bekerja, berarti kita sudah meminimalisir kemungkinan timbulnya kesalahan atau error.

Meskipun perusahaan mungkin memiliki standar audit, masing-masing tim sering memiliki preferensi kertas kerja sendiri, yang kadang dapat menimbulkan ketidakefisiensian ketika anggota staf mendokumentasikan pekerjaan mereka. Solusinya adalah mengharuskan semua auditor menggunakan kertas kerja standar. Untuk memastikan dokumentasi yang tepat, harus menggunakan format yang dirancang untuk mematuhi International Standard on Auditing 230, yang meliputi sifat, ruang lingkup, dan waktu prosedur.

Perusahaan harus menggunakan tickmarck standar untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dalam kertas kerja. Auditor juga harus merancang kertas kerja yang bisa digunakan untuk berbagai tujuan. Sebagai contoh, auditor dapat menggunakan kertas kerja yang sama untuk menganalisa akun neraca dan akun laporan laba rugi terkait (misalnya, aset tetap dan biaya penyusutan) serta memberikan informasi yang diperlukan untuk laporan arus kas entitas (misalnya, penambahan aset tetap dan disposal), pengungkapan yang diperlukan (misalnya, jadwal depresiasi), dan / atau pengembalian pajak.

3.Dokumentasikan sekarang untuk menghemat waktu kemudian

Alih-alih mendokumentasikan saat melakukan prosedur audit, di lapangan terkadang auditor memutuskan untuk mengejar dead line atau ketinggalan dengan mendokumentasinya nanti. Dokumentasi mungkin akan lebih akurat jika dilakukan lebih cepat daripada dilakukan di belakang. Pendekatan ini juga mencegah auditor untuk mengingat sejumlah besar informasi atau mengulangi tugas setelah penugasan selesai dilakukan.

Selain itu, dengan memenuhi persyaratan International Standard on Auditing 230 yaitu mendokumentasikan secara tepat waktu memungkinkan supervisor dan klien akan menghabiskan lebih sedikit waktu dalam menjawab pertanyaan dan membahas beberapa hal terkait. Hal tersebut juga memungkinkan kertas kerja audit dapat direview oleh supervisor atau team leader pada saat masih ada di lapangan. Draft laporan dan management letter juga dapat disiapkan sebelum meninggalkan kantor klien. Sehingga akan jauh lebih mudah untuk mengidentifikasi masalah dan menjawab pertanyaan klien ketika auditor masih berada di kantor klien daripada setelah meninggalkan kantor mereka.

Keuntungan lainnya, dengan menyelesaikan proses review dan menerbitkan laporan audit secara tepat waktu akan membatasi tanggung jawab auditor atas peristiwa setelah tanggal neraca. Ketika pekerjaan audit selesai dilakukan pada 31 Maret, tetapi laporan ini tidak dikeluarkan hingga Mei, auditor harus mempertimbangkan peristiwa setelah tanggal neraca lebih lama. Kondisi tersebut kadang akan membuat auditor harus menjadwalkan pertemuan dengan klien lagi dan melakukan berbagai prosedur untuk memastikan bahwa tidak ada lagi peristiwa yang harus dimasukkan dalam pengungkapan laporan keuangan. Penyelesaian laporan yang tepat waktu akan mencegah prosedur tambahan tersebut.

4.Bersiaplah untuk sesuatu yang mungkin terjadi

Dokumentasi yang baik juga meningkatkan efisiensi dalam audit tahun berikutnya. Dengan mendokumentasikan dengan tepat, auditor telah menyediakan tim audit pada tahun berikutnya berupa catatan hal-hal penting yang berkelanjutan. Mereka dapat melakukan penugasan dengan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang akan dilakukan, memahami informasi apa saja yang dibutuhkan, dan tidak harus memulai semua prosedur dari awal (jika klien berulang).

Auditor juga akan memiliki persiapan yang lebih baik ketika terdapat pemeriksaan internal, audit mutu, dan inspeksi peraturan. Dokumentasi yang lebih menyeluruh, lebih sedikit waktu yang akan dihabiskan untuk menjawab pertanyaan selama review atau inspeksi. Dengan mengembangkan satu set kertas kerja yang kohesif, kemungkinan auditor diminta untuk mengulang pekerjaan yang telah dilakukan di lapangan dan membuat permintaan tindak lanjut kepada klien sangatlah minim.