RAHASIA AGAR MENYENANGKAN DALAM BUSINESS TRIP

Tidak dapat dipungkiri dengan kondisi bisnis saat ini menuntut kita sebagai seorang Sekretaris untuk bertindak tanggap dan cepat dalam men-support pimpinan untuk mencapai strategi bisnis perusahaan. Hal ini tidak menutup kemungkinan apabila Sekretaris melakukan perjalanan bisnis bersama pimpinan maupun dengan rekan kerja yang lainnya. Entah itu mendampingi pimpinan dalam konferensi bisnis, mewakili pimpinan menghadiri undangan dari rekan bisnis perusahaan, corporate visit, seminar/ kongres, dan lain sebagainya.

Tapi bagaimana dengan perjalanan bisnis ini supaya bisa menyenangkan? Tiba-tiba, ketidaknyamanan perjalanan dicampur dengan potensi kecanggungan dengan pimpinan maupun rekan kerja kita. Suka atau tidak, kitatetap harus melakukan perjalanan bisnis ini. Jadi sebelum kita mengemas tas kita untuk dibawa dalam perjalanan bisnis, berikut beberapa kiat untuk membuat perjalanan bisnis kita menjadi menyenangkan:

1.Tetapkan perencanaan dengan cermat

Perencanaan yang cermat adalah rahasia untuk setiap perjalanan yang sukses.Kita sebagai seorang Sekretaris harus cermat dalam merencanakan perjalanan bisnis ini, misalkan: memetakan rute hotel sehingga tidak habis waktu di jalan (dekat dengan lokasi yang menjadi tujuan dalam perjalanan bisnis ini), kemudian periksa kembali tanggal pemesanan mobil yang akan disewa atau disediakan oleh klien sehingga tidak ada lagi kesalahan transportasi yang bisa menghambat dalam perjalanan bisnis ini ketika sudah berada di luar kota maupun di luar negeri. Bawalah alarm ekstra agar tidak tertinggaldalam penerbangan, hal ini sangat tidak boleh terjadi. Apalagi ketika kita melakukan perjalanan bisnis dengan pimpinan.

Bayangkan/ ilustrasikan setiap step perencanaan yang sudah dibuat, apakah sudah sesuai dengan agenda perjalanan bisnis yang akan kita lakukan. Dengan perencanaan yang cermat ini, akan membantu perjalanan bisnis berjalan lancar dan menghindari kita sebagai seorang sekretaris yang dipatok tidak dapat mengatur perjalanan bisnis yang dapat menghambat strategi bisnis perusahaan.

2.Bawalah barang yang penting

Jangan lupa membawa beberapa barang penting untuk membantu menyelamatkan kita dalam perjalanan bisnis ini. Tentu saja setiap orang mempunyai kebutuhan pribadi yang penting yang harus dibawa. Apalagi ketika perjalanan bisnis ini ke luar negeri, jangan lupa membawa paspor dan visa. Kemudian sesuaikan pakaian dengan musimnya, tetapi tetap harus profesional dan pilih yang nyaman. Menyediakan berbagai kartu untuk pembayaran atau uang cash sesuai mata uang negara tersebut.

Hal yang penting lainnya adalah ketika dalam perjalanan bisnis kemungkinan besar kita akan berpindah tempat dari sana kemari dalam satu hari. Yang awalnya mulai berada di bandara, hotel, tempat makan, tempat tujuan bisnis dan seterusnya. Dan sebagai Sekretaris kita juga dituntut untuk selalu bisa dihubungi oleh siapa pun, baik rekan kerja atau klien, kapan dan di mana pun. Oleh karena itu, pastikan alat komunikasi apapun yang kita bawa dalam kondisi aktif sepanjang hari. Baik itu smartphone, iPad atau laptop. Sayangnya, tidak semua tempat memungkinkan kita dapat menge-charge atau mengisi ulang baterai gadget kita. Inilah mengapa power bank merupakan perangkat wajib yang harus dibawa dalam perjalanan bisnis. Tanpa perlu khawatir dan mencari-cari keberadaan stopkontak di sekitar kita, aktivitas menge-charge bisa kita lakukan di mana pun.

3.Jadikan itu Menyenangkan

Setiap tujuan, tidak peduli seberapa kecil pasti memiliki sesuatu yang membuat kita terhibur. Dalam perjalanan bisnis, kita juga bisa sambil mempelajari budaya-budaya yang ada disana. Memfoto hal-hal yang unik yang kita temukan dalam setiap perjalanan bisnis ini. Bisa juga merasakan kuliner khas makanan disetiap tempat tujuan. Tetapi perlu diperhatikan, cuaca yang berbeda bisa membuat kondisi badan kita menjadi drop. Terlebih kegiatan dalam perjalanan bisnis kita terbilang padat. Oleh karena itu, harus menjaga pola makan.

4.Tetap tersenyum

Kita harus selalu bersikap positif dimanapun kita berada. Bisa jadi rencana yang sudah kita susun dengan cermat tersebut ada yang tidak sesuai rencana. Cobalah dengan tenang mencari cara untuk memecahkan masalah tersebut. Buatlah antisipasi bahwa mungkin ada beberapa penundaan atau saat-saat yang tidak nyaman dalam perjalanan bisnis ini. Dan segera putuskan solusinya, tanpa harus menunggu lama. Dengan tetap tersenyum dalam menghadapi segala masalah, hal ini akan menimbulkan energi yang positif sehingga masalah yang terjadi bisa segera teratasi. Ini akan dapat menimbulkan kesan dihadapan pimpinan maupun rekan kerja, sehingga itu akan meningkatkan peluang kita untuk mendapatkan peningkatan dalam pekerjaan kita.

Demikianlah rahasia bagaimana perjalanan bisnis supaya bisa menyenangkan. Kemampuan mempersiapkan perjalanan bisnis untuk kepentingan pimpinan dan perusahaan dengan cermat dan efisien, akan menjadikan nilai tambah bagi seorang sekretaris. Sehingga kita sebagai Sekretaris dapat memberikan support dalam kemajuan perusahaan, dan tentunya pimpinan tidak ragu-ragu untuk memberikan tugas dalam perjalanan bisnis ini yang dapat mewakili nama perusahaan.

Semoga bermanfaat!

***