Prosedur Pelaporan Dan Perlindungan Whistleblower Dalam Perbankan

Prosedur dan mekanisme perlindungan terhadap whistleblower tidak hanya mengartikulasikan makna zero tolerance atas fraud, namun juga harus menetapkan ekspektasi bahwa dugaan fraud harus segera dilaporkan dan didukung sarana pelaporannya

Sarana untuk melaporkan dugaan fraud harus secara jelas didefinisikan dan dikomunikasikan. Dalam beberapa kasus, pihak bank seringkali memaknai bahwa mekanisme pelaporan fraud melalui mekanisme whistleblower disamakan dengan mekanisme keluhan mengenai pelanggaran perilaku, atau bahkan pelanggaran mengenai aspek pelayanan (customer care). Untuk lebih efektifinya program whistleblower, pengelolaannya seharusnya tidak disatukan dengan program keluhan pelanggan (customer care programme)

Untuk menghindari terjadinya fraud, langkah yang terbaik bagi perusahaan adalah dengan melakukan tindakan pencegahan, pendeteksian, dan investigasi indikasi dugaan fraud. Perusahaan harus mempertimbangkan untuk mempublikasikan mekanisme pelaporan fraud yang tersedia. Dengan publikasi yang luas orang dengan mudah akan dapat mengakses, seperti etika fraud di situs/website perusahaan, lembaga ombudsman, atau whistleblower hotline

Untuk mendorong pelaporan yang tepat atas suatu permasalahan yang dicurigai, perusahaan harus mengkomunikasikan perlindungan yang diberikan kepada karyawan melaporkan masalah fraud ini yang seringkali kita sebut sebagai perlindungan whistleblower. Di beberapa negara, setiap perusahaan diwajibkan memiliki regulasi mengenai perlindungan terhadap whistleblower

Proses Investigasi

Perusahaan harus mensyaratkan bahwa proses investigasi harus dijalankan jika terdapat indikasi terjadinya dugaan fraud. Oleh karena itu ketentuan dan mekanisme mengenai pelaksanaan proses investigasi harus sudah ditetapkan

Apabila suatu indikasi/dugaan terjadinya fraud sudah diketahui dan dilaporkan maka proses investigasi harus secara konsisten dijalankan. Komite risiko fraud dan pihak manajemen harus memiliki ketentuan yang terdokumentasi untuk proses pelaksanaan investigasi, termasuk pertimbangan siapa yang harus melaksanakannya

Mekanisme Tindakan Koreksi Dan Perbaikan

Sebagai bagian dari upaya pencegahan, setiap kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan harus mencerminkan tentang konsekuensi dan proses bagi mereka yang melaksanakan atau membiarkan terjadinya perbuatan fraud. Konsekuensi ini dapat mencakup langkah pemutusan hubungan kerja atau kontrak yang diikuti dengan upaya pelaporan kepada aparat hukum. Perusahaan harus menunjukkan dan menjelaskan bahwa perusahaan memiliki hak untuk mengajukan gugatan perdata ataupun pidana terhadap siapa saja yang melakukan tindakan fraud

Ketika perbuatan fraud terjadi dalam perusahaan, kebijakan harus mencerminkan kebutuhan untuk melaksanakan tindakan perbaikan, dalam rangka untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian yang berkontribusi pada tindakan fraud. Tindakan perbaikan harus mengarah pada pemulihan dari setiap kekurangan pengendalian diidentifikasi. Internal audit adalah sumber daya penting untuk melaksanakan kegiatan ini

Proses Evaluasi Dan Perbaikan (Quality Assurance)

Dalam proses evaluasi dan perbaikan, dokumentasi terkait dengan quality assurance harus mampu memberikan penjelasan bagaimana, dan apakah manajemen secara berkala akan mengevaluasi efektivitas program manajemen risiko fraud dan memonitor perubahan yang terjadi. Dalam langkah ini termasuk kebutuhan untuk melakukan pengukuran, analisis statistik, dan proses benchmark, sumber daya, dan hasil survei. Hasil evaluasi ini harus dilaporkan oleh internal audit untuk digunakan manajemen dalam rangka perbaikan dan penyempurnaan program manajemen risiko fraud

Proses Pemantauan Berkesinambungan

Program manajemen risiko fraud termasuk dokumen yang terkait, harus direvisi dan direview sejalan dengan kebutuhan perubahan dan perkembangan perusahaan. Dokumentasi atas program manajemen risiko fraud harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan kondisi saat ini dan komitmen perusahaan terhadap program manajemen risiko fraud secara berkesinambungan

Sumber : Nurharyanto (2013) -Sistem Kendali Kecurangan (Fraud) Perbankan